Nomenclature pour organiser des fichiers

Proposition de nomenclature pour organiser des fichiers

Caractères utilisés

Les seuls caractères autorisés sont : abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 0123456789
ainsi que le tiret : – et le « underscore » : _
Les espaces ne sont pas autorisés non plus, ils sont remplacés soit par – soit par _

Schéma de base

Date-Provenance-contenu.extension Les informations relatives à la date, la provenance et le contenu sont séparées par un tiret ; un point précède l’information relative à l’extension.

Ex: 20090712-departement_groupeTravail-pv.doc
Ex: 20090712-COM_web-pv.doc

Ceci pour le PV du 12 juillet 2009  du groupe de travail web de l’équipe communication.
La date est toujours donnée avec 8 chiffres. L’année: AAAA le mois MM, le jour JJ.
Cette notation à l’avantage de classer les documents par ordre chronologique avec un simple tri alphabétique qui fonctionne partout.

Provenance

La partie du milieu indique la provenance. Ici j’ai pris l’exemple d’une équipe de communication qui a un sous groupe communication web. Mais il faut adapter cette partie à la structure de son institution.
Une possibilité est également de mettre les noms des gens.

Abréviations

Afin de réduire la longueur des noms des fichiers. On utilise plus fréquemment des abréviations.  Les gens ont aussi souvent des initiales.
Avec les abréviations, il faut être certain de savoir que tous le monde va utiliser les mêmes. Il est donc utile de faire quelques part une liste des abréviations.
En ce qui concerne les dossiers. Il faut les faire selon un découpage de groupe d’utilisateurs. Un peu comme le découpe de l’institution se fait. Le nombre de dossiers à faire dépend du nombre de fichiers qu’il y aura à l’intérieur. ça ne sert à rien de faire trop de dossiers. Après il faut tous les parcourir pour retrouver ce que l’on veut !