Comment gérer ses documents numériques

Comment bien gérer la dématérialisation de sa vie

De plus en plus, toute ma paperasse devient un tas de données numériques.

Mes factures, certificats, et autres documents se dématérialisent de plus en plus. Ce que je trouve très bien.

Mais il se pose un autre problème. Comment les gérer ?

Bloc note numérique

J’ai toujours besoin de prendre des notes. D’écrire mes idées. Autrefois, dans des temps reculé… (bref, il y a10 ans) J’avais une série de petits carnets noirs dans lesquels j’avais toutes mes idées, mon carnet d’adresse. Les adresses des site web intéressants.

Puis, j’ai senti le besoin de partager le contenu de mes carnets avec le vaste monde.

Un site web

Ce site web est  devenu mon bloc note numérique. C’est là que j’écris toute ce qui me passe par la tête. Des recettes de cuisine aux réflexions philosophiques en passant par mes coup de gueules et des infos pratiques.

L’avantage de ce site, c’est qu’il est accessible de partout (à la condition d’avoir une connexion internet)

Google docs

Pour les gens qui sont resté plus « traditionnel » et qui aiment écrire des documents word… (ce que j’ai toujours détesté… on a jamais été copain.. je vois pas pourquoi on a besoin d’une usine à gaz pour faire si peu de chose !)

.. pour tous les amoureux (ou les formatés) des traitements de textes. A mon avis, la rolls de ce genre de logiciels, c’est google docs. Cette suite de bureautique est largement compatible les suites bureautiques traditionnelle.

Mais en plus elle apporte de nombreuses fonctionnalités.

Je pense particulièrement aux outils collaboratifs qui sont intégrés. Il est facilement possible de partager l’édition de n’importe quel document.

Tri et classement

Numériser tous ces documents et notes c’est pratique. Mais c’est vite la jungle quand le nombre de document augmente drastiquement. Il faut pouvoir classer et trier ses documents pour pouvoir les retrouver.

Pour ce faire, il existe plusieurs manières.

  • des dossiers sur son disque dur avec des noms de fichiers
  • bien compléter le contenu et les méta données du fichier pour le retrouver avec une simple recherche sur son disque (spotlight)
  • utiliser un logiciel dédié

Dans les logiciels dédié à la gestion numérique de ses documents, je pense particulièrement à

Evernote et à DevonThink

DevonThink permet d’associer des mots clé à des pdf. Il permet aussi d’aider à leur numérisation et d’en faire une reconnaissance d’écriture. (OCR)

Evernote va plus loin. C’est un outil de capture global qui stocke ses proies dans le nuage !

Evernote est une applicationq que l’on peut installer sur son ordinateurs et sur son smartphone.

Pour prendre, un exemple:

Je reçois une carte de visite sur papier. Je n’ai pas envie de la carte, mais juste des infos. Ainsi, je prends en photo la carte avec mon smartphone.

Evernote, me fait une indexation du contenu, une OCR et hop le document est enregistré dans le nuage.

Ainsi je pourrai retrouver les informations de mon contact directement sur mon ordinateur ou mon smartphone. Le tout synchronisé par le nuage.

Ma méthode de capture

Comme je ne fais jamais rien comme tout le monde, ce n’est pas ce que j’utilise !

Personnellement, je n’ai pas de smartphone. En revanche, j’ai un appareil photo.

Ainsi, j’ai l’habitude depuis de nombreuse années. (~15ans) d’avoir toujours un appareil photo avec moi.

Je prend en photo tout ce que j’ai besoin, puis je classe mes photos dans des dossiers. J’ajoute des mots-clés IPTC à l’aide du logiciel graphic converter.

Puis ces photos sont envoyée via picasa sur mon compte picasaweb. Ainsi, je peux partager mes photos (et document à l’intérieur) avec le vaste monde.

Cette méthode moins automatisée que evernote me convient quand même. Elle a l’avantage de ne pas dépendre d’un logiciel, vu que les mots clés IPTC sont normalisé et utilisés partout. C’était déjà utilisé dans les années 1960 avec des fiches dans des cartons à chaussures !

Numérisation de ma paperasse

Je reçois, encore, plein de paperasse. (facture d’eau, électricité…) Mais bientôt plus. La plupart de ces services peuvent fournir des e-factures.

Pour les rares que je reçois encore. J’ai besoin de les numériser.

Pour ce faire, j’utilise le scanner du copieur de mon bureau. (j’ai ainsi scanné 10 ans de photos argentiques !)

Pour les documents A4, c’est plus facile. Il suffit de poser la pile de papier sur le chargeur et de laisser faire le scanner. Je recois ensuite les documents par e-mail.

En revanche ce scanner n’a pas de module de reconnaissance de caractères. Le texte n’est donc qu’une image.

Comment faire pour tout numériser ?

DevonThink est une solution. Mais je n’aime pas dépendre uniquement de ce logiciel. Je n’ai pas encore trouvé où il stocke ses mots-clés. Mais ça n’as pas l’air d’être totalement compatible avec le vaste monde sans une véritable exportation.

Comment faire une reconnaissance de caractère facilement ?

Et bien, la solution la plus simple et pratique que je connaisse pour extraire le texte des photos que je fais. C’est google docs ! (google drive)

Un peu de documentation:

http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=fr&answer=176692

Dans les paramètres d’importation. Il suffit de cocher: « convertir le texte des images et pdf importés ».

A chaque importation d’un de ces documents. Le texte de l’image est ajouté en dessous.

Ainsi, je peux trier et classer mes (rares) documents papier dans google docs.