Recette pour créer, organiser et gérer une organisation qui va changer le monde

Recette pour créer, organiser et gérer une organisation qui va changer le monde

Les humains créent au travers d’organisations. Ils créer ce que l’on appelle juridiquement des « personnes morales », et que l’on appelle dans l’ésotérisme des « formes pensée ».

Une organisation est une entité dédiée à un but (ré)-créatif.

Voici une recette qui liste les méthodes et les outils nécessaire pour faire vivre une organisation.

Une organisation a 3 aspects possibles:

  • être
  • avoir
  • faire

Etre

Sous quelle forme l’organisation est-elle ancrée dans la société ?

Comment trouver un nom à l’organisation ?

  • Page au hasard sur wikipedia
  • Un nom qui n’a rien à voir ? … Amazon, Apple, LaFraise…
  • Un nom qui a un lien avec ce que l’on fait… cuisine, restaurant, etc..
  • trouve un slogan.

Quelles sont les valeurs de l’organisation ?

Quelle est l’identité graphique de l’organisation ?

  • Logo / blason  => https://openclipart.org/
  • identité graphique
  • mascotte
  • un site web, qui est la vitrine sur le monde virtuel

Qui sont les membres de l’association ?

  • liste de membre
  • carte de membre

Avoir

Une organisation a potentiellement des ressources.

Forces humaines, des employés, des membres, des collaborateurs, des co-créateurs.

(ambiguë, par ce que l’organisation « est » et « a » des membres. Même si à la création d’une organisation il est nécessaire d’avoir des humains. Je considère que l’organisation a sa propre vie en dehors des humains qui la compose. Donc elle « a » des membres. En effet, une organisation est capable de vivre au delà de la vie de ses fondateurs.

Des ressources financières.

  • Un compte en banque

Des biens

  • des objets, du matériel, des livres
  • des terrains
  • des locaux

Des idées

Faire

L’organisation est en général crée dans le but de faire quelque chose. Elle a un but. Une organisation a 3 types de but (elle peut en pratiquer un ou plusieurs à la fois):

  • récréatif
  • club de rencontre de gens qui partagent un intérêt commun
  • créatrice d’un ou plusieurs projets, donc axée sur une efficacité de tous les membres.

Dans tous les cas de buts, il y a des projets. Même si l’intensité et le niveau d’engagement demandé n’est pas le même.

Outils d’aide à la création et la gestion de projets

Pour lancer un projet, il faut:

  • des idées (brainstorming, rêve du dragon, world café, forum ouverts)
  • des ressources (recruter des membres, trouver de l’argent, dons, activités lucratives)
  • une stratégie, une direction, un pourquoi
  • une méthode d’organisation, de gouvernance pour résoudre les problèmes, les conflits, les jeux de pouvoirs entre les membres de l’organisation. (autorité centralisée, distribuée, démocratie, sociocratie, holacracy)
  • des outils de gestion et de coordination du travail, des indicateurs de l’avancement. (gtd)
  • des outils de communication, de discussion et d’archivage d’information. (facebook, wiki, skype, hangout, jabber, mail, etc..)
  • des outils de motivation, de cohésion du groupe
  • présenter et fêter le travail accompli

Reprenons ces thèmes plus précisément

Méthodes pour générer et capturer des idées

Recruter des nouveaux membres

  • offrir de l’information ou des objet en échange d’une adresse de contact
  • distribuer des affiches et des flyer
  • faire des conférences
  • faire des partenariats avec d’autres organisation pour informer ses membres respectifs de l’existence de l’autre organisation
  • organiser des sondages et des possibilités de donner son avis sur une création interne
  • organiser des réunions virales (réunion tupperware)

Gagner de l’argent

  • trouver une activité lucrative dans la vente de biens ou de services (en direct ou affiliation)
  • demander des dons d’une manière générale
  • chercher des sponsors, des mécènes pour financer des projets précis
  • utiliser le crowd funding, le financement participatif pour un projet, voir la précommande d’un produit.
  • les cotisations de membres
  • les abonnements

Direction et stratégie

  • savoir où l’on va, quel est le but de l’organisation, sa raison d’être
  • savoir pourquoi, cette raison d’être.
  • le leader n’explique pas comment faire les choses, mais pourquoi !
  • diriger n’est pas gérer. => diriger c’est regarder la boussole pour vérifier que l’on va dans la bonne direction. Il est possible d’avance très bien, dans la mauvaise direction.
  • définir des étapes intermédiaires au but avec des délais et des objectifs

Gouvernance

  • concevoir le « design » de son organisation, en département, en secteur, en rôle, en cercle, en commission, en groupe de travail, en cellule, etc…
  • autorité centralisée, hiérarchie
  • démocratie
  • tirage au sort
  • élection sans candidats
  • test des objections, pour éviter de tourner en rond avec des croyances.
  • sociocratie
  • holacracy
  • 6 chapeaux

Gestion

  • outil collectif de gestion de tâches (les noms de projets sont des objectifs) Dans le but que tous puissent voir l’avancement des projets et en ajouter
  • outil individuel de gestion des tâches qui nous sont attribuées. (GTD)
  • processus d’attribution et de traitement des tâches
  • définition d’indicateurs pour un tableau de bord commun.
  • méthode itérative
  • philosophie du premier pas.. et du défi Marshmallow

Outils de communication, de discussion et d’archivage d’information

  • e-mail
  • lettre de nouvelles par e-mail
  • facebook, groupe, page de fan et événement
  • autres réseaux sociaux, google+, twitter..
  • pinterest pour stocker des idées sous forme de photos
  • drop-box
  • skype
  • hangout, et archivage sur youtube
  • voip
  • jabber
  • wiki
  • open-atrium
  • wordpress blog et tous les plugins utiles (buddypress)
  • sondage google
  • calendrier

Outils de motivation et cohésion d’équipes

Outils de présentation et de fête du travail accompli

Cette recette peut être reprise (sous licence cc-by-sa), améliorée, simplifiée, adaptée à vos besoins.

Mettez un lien vers cette page avec l’attribut rel= »parent » pour garder une trace de l’ordre des « remix » et ainsi créer un énorme réseau de remix de recette d’organisation qui peuvent inspirer et aider les gens.

En aidant les gens à s’organiser, nous les aiderons à réaliser leur projets, nous les aiderons à changer le monde.

Ouverture d’esprit

outils.pngIl y a un test qui circule sur le net qui vous fait calculer toute une série de nombres avant de vous poser une question existentielle:

Pensez à un outil et une couleur…….
(faites l’exercice si ça vous intéresse…)

… le test prétend que 98% de gens auront pensé à un marteau rouge !

Alors vous avez pensé à quoi ?

Est-ce que vous faites partie de la majorité des gens qui sont endoctrinés ? … ou des rares personnes qui ont encore l’esprit ouvert ?

Heureusement que je vous ai inspiré avec l’illustration ci-à-côté ?

Bien que je doute qu’il ne reste que 2% des gens à l’esprit ouvert. Il est vrai que nous sommes complètement, endoctrinés, formatés à penser d’une certaine manière.

Si je vous dis vélo… Je suis certain que l’image qui se forme dans vos pensées est l’image d’un vélo avec une selle… Or, mon vélo n’a pas de selle. C’est un vélo couché, avec un siège confortable !

Notre pensée est finalement très restreinte, elle se base sur ce que l’on connait déjà. Avoir de l’imagination, ce n’est pas facile. Notre esprit veut toujours se raccrocher à du connu, à des stéréotypes.

Les publicitaires ont compris ceci depuis longtemps, ils exploitent les stéréotypes avec une efficacité redoutable. Il suffit d’un mot pour que toute une phrase et une manière de penser vienne à votre esprit !

Il n’est pas facile de sortir de la pensée « standard ».

Quand on a une tête en forme de marteau, on voit tous les problèmes en forme de clous….

Quand vous êtes face à un problème, tentez d’avoir l’esprit plus ouvert que la plupart des gens. Tentez de voir qu’il existe des alternatives à la pensée dominante.

Je terminerai par une citation de Louis Pauwels:
Les esprits c’est comme les parachutes, ils ne fonctionnent que lorsqu’ils sont ouverts…

pastille-rouge

Convertisseur de coordonnées géographiques CH1903 WGS84

Conversion de coordonnées CH 1903 vers WGS84

Sur les cartes suisses on utilise le système de coordonnées CH 1903. De plus en plus en cartographie, on utilise des outils avec le système WGS84. Le système global utilisé par le GPS. Comment changer de système de coordonnées.

Programmes online

Swisstopo fourni sur son site plein de services intéressants:

Autres sources

La théorie de la conversion d’unité selon swisstopo

Conversion de coordonnées WGS84 de notation décimale à sexagésimale

Les coordonnées WGS84 peuvent être données dans plusieurs notation différente. Parfois en notation sexagésimale avec des latitude et longitude en degré, minutes et secondes. Parfois la notation est en degré décimale: tout est en degré et virgules de degré. La notation en degré décimale est celle utilisée par google maps. Ex: lat: 46.94952985143932 long: 6.834204196929932

Code PHP de conversion WGS84 – CH1903

Parfois, il est utile de faire la conversion dans un bout de programme. Ainsi voici les fonctions php qui convertissent des coordonnées wgs84 en CH1903 et inversément.

Ces fonctions on été écrites selon les formules fournies par swisstopo. (dans la théorie ci-dessus)

/**
* converti les coordonnées lat long en wgs84 pour avoir des coordonnées ch1903
* Ex: lat: 46.94952985143932 long: 6.834204196929932 => 553 986/200 005
*
* @return array()  y et x  les coordonnées au format CH1903
* @param latitude en degré décimal
* @param longitude en degré décimal
*/
function getCoordonneeCH1903($lat,$long){
// Les latitudes φ et les longitudes λ sont à convertir en secondes sexagesimales [« ]

// Les grandeurs auxiliaires suivantes sont à calculer (les écarts en latitude et en longitude par rapport à
// Berne sont exprimés dans l’unité [10000″]) :
// φ’ = (φ – 169028.66 « )/10000
//  λ’ = (λ – 26782.5 « )/10000
//
// 3. y [m] = 600072.37
//  + 211455.93 * λ’  
//  – 10938.51 * λ’ * φ’
//  – 0.36 * λ’ * φ’2
//  – 44.54 * λ’3
//
// x [m] = 200147.07
//  + 308807.95 * φ’
//  + 3745.25 * λ’ 2
//  + 76.63 * φ’ 2
//  – 194.56 * λ’ 2 * φ’
//  + 119.79 * φ’ 3

// conversion degré décimal en seconde sexagétimale
// deg = 60 * minutes
// minutes = 60 * seconde
// =>deg = 3600 * seconde
$lat = $lat * 3600;
$long = $long * 3600;

// latitude:  φ =>lat  ( φ’ =>lat2)
$lat2 = ($lat – 169028.66)/10000;

// longitude:  λ =>long  ( λ’ =>long2)
$long2 = ($long – 26782.5)/10000;

$y = 600072.37 + (211455.93 * $long2) – (10938.51 * $long2 * $lat2) – (0.36 * $long2 * ($lat2*$lat2)) – (44.54 * ($long2*$long2*$long2));
$y = round($y);

$x = 200147.07 + (308807.95 * $lat2) + (3745.25 * $long2*$long2) + (76.63 * $lat2*$lat2) – (194.56 * $long2*$long2 * $lat2) + (119.79 * $lat2*$lat2*$lat2);
$x = round($x);

return array(‘y’=>$y,’x’=>$x);  // 600000,200000
}

/**
* converti les coordonnées ch1903 en latitude et longitude du système wgs84.
* Calcul selon: http://geomatics.ladetto.ch/swiss_projection_fr.pdf
* Pour des altitudes positives, les 2 systèmes sont équivalents au mètre près. Donc on n’en tient pas compte dans cette fonction.
* Ex: 553 986/200 005 => lat: 46.949532367683 long: 6.8342057996687
*
* @return array()  lat et long  les coordonnées au format wgs84 en notation degré décimale: 46.951081111111,7.4386372222222
* @param x (nord) à indiquer en m au format: 200000
* @param y (est) à indiquer en m au format: 600000
*/
function getCoordonneeWGS84($x,$y){

// 1. Les coordonnées en projection y (coordonnée est) et x (coordonnée nord) sont à convertir dans le
// système civil (Berne = 0 / 0) et à exprimer dans l’unité [1000 km] :
//  y’ = (y – 600000 m)/1000000
//  x’ = (x – 200000 m)/1000000

// 2. La longitude et la latitude sont à calculer dans l’unité [10000″] :
// λ’  = 2.6779094
//  + 4.728982 * y’
//  + 0.791484 * y’ * x’
//  + 0.1306 * y’ * x’2
//  – 0.0436 * y’3

// φ’  = 16.9023892
//  + 3.238272 * x’
//  – 0.270978 * y’ 2
//  – 0.002528 * x’ 2
//  – 0.0447 * y’ 2 * x’
//  – 0.0140 * x’ 3

// h [m] = h’ + 49.55
// – 12.60 * y’
// – 22.64 * x’

//
// 3. La longitude et la latitude sont à convertir dans l’unité [°] :
// λ = λ’ * 100 / 36
// φ = φ’ *100 / 36

$y2 = ($y-600000)/1000000;
$x2 = ($x-200000)/1000000;

// longitude:  λ =>long  ( λ’ =>long2)
$long2 = 2.6779094 + (4.728982 * $y2) + (0.791484 * $y2 * $x2) + (0.1306 * $y2 * $x2*$x2) – (0.0436 * $y2*$y2*$y2);

// latitude:  φ =>lat  ( φ’ =>lat2)
$lat2 = 16.9023892 + (3.238272 * $x2) – (0.270978 * $y2*$y2) – (0.002528 * $x2*$x2) – (0.0447 * $y2*$y2 * $x2) – (0.0140 * $x2*$x2*$x2);   

// conversion en °
$long = $long2 *100/36;
$lat = $lat2 *100/36;

return array(‘lat’=>$lat,’long’=>$long);  //pour y=600000, x=200000 => 46.951081111111,7.4386372222222
}

Pour ceux que la cartographie intéresse, je recommande de lire aussi tout ce que j’ai écrit à propos de l’outil de cartographie libre OpenStreetMap.

Nouveau paradigme de travail collaboratif

Nouveau paradigme de travail collaboratif

Travailler à plusieurs sur un même projet n’est pas une nouveauté. Cela fait des lustres que des groupes de projet existent, que des gens travaillent ensemble pour un but commun. La réussite d’un projet collaboratif dépend souvent de la qualité de la communication au sein de l’équipe de travail.

L’évolution dans le domaine des technologies de l’information a permis à plusieurs reprises d’améliorer et surtout d’accélérer la communication entre les membres d’un groupe de travail.

Plusieurs évolutions d’outils ont donc eu lieu au fil des années. Le but ici est de présenter les avantages de la dernière évolution en date des outils de collaboration.

Approche traditionnelle

Par approche traditionnelle, on sous-entend déjà approche informatique traditionnelle. Le but n’est pas ici de refaire l’histoire des outils de communications. On suppose que les membres de notre groupe de travail disposent déjà d’un ordinateur ainsi que d’une connexion internet.

L’approche traditionnelle est donc ici celle qui utilise comme outils principaux des logiciels de bureautique qui produisent des fichiers ainsi que la communication par e-mail.

Echange de document

La gestion d’un projet amène toujours à la création et l’utilisation de beaucoup de documents. Ces documents sont créés par une ou plusieurs personnes et doivent être diffusés à l’intérieur du groupe.

Selon cette approche traditionnelle, l’auteur d’un document va utiliser un logiciel de bureautique (souvent word) afin de créer son document. Une fois celui-ci terminé, il va mémoriser son document sous la forme d’un fichier informatique. Puis, pour partager ce document avec les autres membres du groupe de travail, il va envoyer son fichier sous forme de pièce jointe dans un e-mail.

Dans le cas où un document doit être écrit par plusieurs personnes c’est le même processus qui est utilisé, chaque fois qu’une personne a fini son travail elle envoie le fichier contenant sa dernière version aux autres auteurs qui eux complètent le document et retournent leur nouvelle version.

C’est une véritable partie de ping-pong qui se joue. L’arbitre de ce match doit faire attention de garder une vision d’ensemble et de savoir quelle est la dernière version du document. Si le nombre de contributeurs est grand ou qu’ils écrivent souvent en même temps on arrive vite à devoir gérer plusieurs versions du même document qui sont différentes et devoir fusionner les ajouts dans un même document pour garder une certaine cohérence.

Le risque d’erreur augmente avec le nombre d’échanges, en effet, à chaque fois c’est un e-mail qui arrive et l’on se retrouve au bout d’un moment à avoir un grand nombre de versions du même fichier. Il est facile de s’y perdre et d’échanger le mauvais fichier.

Approche moderne

La nouvelle approche que l’on va expliquer ici a pour but de pouvoir également créer et échanger des documents, mais les outils utilisés ne sont pas les mêmes qu’avec la méthode traditionnelle.

Cette nouvelle approche se base sur le fait que les connexions internet haut débit sont de plus en plus répandues. Ceci est particulièrement vrai en suisse qui occupe la 3ème place des pays les plus  »connectés » de l’OCDE. Ceci derrière le Danemark et les Pays-Bas.

Avec cette nouvelle approche, l’édition d’un document se fait à l’aide d’une application web d’un type particulier que l’on nomme wiki. Le wiki est une application équivalente à une application de bureautique, mais elle a la particularité de se trouver non plus, en local sur l’ordinateur de l’auteur, mais sur un site web. C’est pour cette raison qu’une connexion réseau haut débit permanente est requise.

Ainsi, chaque auteur de document va utiliser la même application au travers de son navigateur web et de sa connexion internet. Le fait d’utiliser tous la même application permet déjà de s’affranchir d’éventuels problèmes de compatibilité de documents entre les différentes applications de bureautiques que l’on utilisait dans la solution traditionnelle.

Partage de document

Lors qu’un auteur veut créer un document, il se connecte sur le wiki au travers de son navigateur web et rédige directement son document. A chaque sauvegarde, le document est directement accessible pour les autres utilisateurs du groupe de travail au travers de leur propre navigateur web. L’auteur n’a pas besoin de se soucier d’envoyer son document une fois qu’il a terminé de le rédiger.

Si un autre auteur veux ajouter ou corriger le document, il lui suffit de l’éditer directement sur le wiki. La modification est ainsi directement accessible à tout les membres du groupe.

Le wiki garde un historique de toutes les modifications qui ont été effectuées sur un document, ainsi que l’identité de l’auteur de ces modifications. En cas de besoin il est donc toujours possible de revenir à une version antérieur du document.

Notifications

Plus haut nous avons dit que dès qu’un nouveau document est enregistré sur le wiki il est accessible pour les autres membre du groupe de travail. Ceci est vrai, mais faut il encore savoir qu’un nouveau document ou qu’une modification de ce document est disponible.

Il faut que le wiki notifie les membres du groupe des événements les concernant. Pour ce faire, on utilise ce que l’on nomme des flux Atom ou encore des flux RSS.

Sous ce nom on désigne une liste de modifications du wiki. Pour lire cette liste on va utiliser une application que l’on appelle un agrégateur ou un lecteur de flux. Cette application réside en local, sur son propre ordinateur et va régulièrement voir la liste des modifications pour laquelle on s’est abonné (s’abonner à un flux rss signifie juste: enregistrer une adresse web dans le lecteur de lux).

Dans le cas où une modification aurait lieu sur le wiki, le lecteur de flux va donc le signaler. Cette notification est du même genre de celle qui est faite lorsque l’on reçoit un e-mail. D’ailleurs, parfois les applications de gestion de e-mail sont aussi des lecteurs de flux. C’est le cas pour Mail.app d’Apple et pour Thunderbird de Mozilla.

L’utilisateur peut, en général, personnaliser la fréquence à laquelle et la manière dont il veut être notifié des modifications. Il est possible, par exemple, de faire apparaître un bandeau transparent en bas de l’écran qui comporte le titre et le début du document modifié.

Liste de diffusion

Le concept de flux peut être étendu à large échelle. En effet, pour autant que l’accès soit autorisé, un nombre infini de personnes peuvent s’abonner à un flux atom/rss. Ainsi on peut imaginer qu’une page spéciale d’un wiki est réservée pour placer des informations qui doivent être diffusées à un grand nombre de personne. On peut ainsi aisément créer l’équivalent d’une lettre de nouvelle comme on le fait par e-mail. L’avantage de la méthode par flux est que c’est l’abonné lui même qui va gérer son abonnement. Plus besoin de gérer des adresses e-mail. Les gens qui veulent s’abonner enregistrent l’adresse dans leur lecteur de flux et si le contenu ne les intéresse plus, ils peuvent eux même se désabonner.

Les navigateurs web modernes sont capables de signaler l’existence d’un flux lorsqu’ils visitent un site. Il est donc devenu très simple de s’abonner à un flux.

Organisation des fichiers

Sur le wiki, il est possible de gérer un grand nombre de documents. Comme toujours, plus le nombre de documents est grand plus le risque de ne plus retrouver ce que l’on chercher est grand.

Pour cette raison, il est possible d’attribuer des mots-clés à chaque document. Une simple recherche dans le moteur de recherche du wiki permet de retrouver rapidement un document précis dans la masse sur le simple critère de ses mots-clé.

Les documents récents ou les plus utilisés sont également mis en évidence afin de faciliter leur accès.

La gestion des documents sur un wiki est donc bien conçue et permet de proposer un endroit unique pour tout le monde de retrouver tous les documents dans leur version la plus actuelle.

Fini les pertes de documents, les documents illisibles ou non compatibles ainsi que les malentendus à cause de l’utilisation d’un version différente du même document.

En généralisant l’utilisation des wiki et des notifications par flux, on peut imaginer que l’on ai plus besoin de recourir au e-mail et aux centaines de spam qui vont avec. De plus on s’affranchit également d’une suite bureautique, qui pour beaucoup de monde signifie une redevance financière à microsoft !

Conclusion

Le wiki couplé à des flux de notification sont des outils qui peuvent grandement favoriser une meilleure communication au sein d’un groupe de travail collaboratif et donc favoriser la réussite d’un projet!

Parallèlement, si l’on se passe de l’utilisation du e-mail et de suite de bureautique en local, on tue microsoft ! Plus besoin de Microsoft Office et plus besoin de hotmail ! C’est donc une raison de plus de favoriser cette solution !