Comment bien gérer la dématérialisation de sa vie

De plus en plus, toute ma paperasse devient un tas de données numériques.

Mes factures, certificats, et autres documents se dématérialisent de plus en plus. Ce que je trouve très bien.

Mais il se pose un autre problème. Comment les gérer ?

Bloc note numérique

J'ai toujours besoin de prendre des notes. D'écrire mes idées. Autrefois, dans des temps reculé... (bref, il y a10 ans) J'avais une série de petits carnets noirs dans lesquels j'avais toutes mes idées, mon carnet d'adresse. Les adresses des site web intéressants.

Puis, j'ai senti le besoin de partager le contenu de mes carnets avec le vaste monde.

Un site web

Ce site web est devenu mon bloc note numérique. C'est là que j'écris toute ce qui me passe par la tête. Des recettes de cuisine aux réflexions philosophiques en passant par mes coup de gueules et des infos pratiques.

L'avantage de ce site, c'est qu'il est accessible de partout (à la condition d'avoir une connexion internet)

Google docs

Pour les gens qui sont resté plus "traditionnel" et qui aiment écrire des documents word... (ce que j'ai toujours détesté... on a jamais été copain.. je vois pas pourquoi on a besoin d'une usine à gaz pour faire si peu de chose !)

.. pour tous les amoureux (ou les formatés) des traitements de textes. A mon avis, la rolls de ce genre de logiciels, c'est google docs. Cette suite de bureautique est largement compatible les suites bureautiques traditionnelle.

Mais en plus elle apporte de nombreuses fonctionnalités.

Je pense particulièrement aux outils collaboratifs qui sont intégrés. Il est facilement possible de partager l'édition de n'importe quel document.

Tri et classement

Numériser tous ces documents et notes c'est pratique. Mais c'est vite la jungle quand le nombre de document augmente drastiquement. Il faut pouvoir classer et trier ses documents pour pouvoir les retrouver.

Pour ce faire, il existe plusieurs manières.

des dossiers sur son disque dur avec des noms de fichiers
bien compléter le contenu et les méta données du fichier pour le retrouver avec une simple recherche sur son disque (spotlight)
utiliser un logiciel dédié

Dans les logiciels dédié à la gestion numérique de ses documents, je pense particulièrement à

Evernote et à DevonThink

DevonThink permet d'associer des mots clé à des pdf. Il permet aussi d'aider à leur numérisation et d'en faire une reconnaissance d'écriture. (OCR)

Evernote va plus loin. C'est un outil de capture global qui stocke ses proies dans le nuage !

Evernote est une applicationq que l'on peut installer sur son ordinateurs et sur son smartphone.

Pour prendre, un exemple:

Je reçois une carte de visite sur papier. Je n'ai pas envie de la carte, mais juste des infos. Ainsi, je prends en photo la carte avec mon smartphone.

Evernote, me fait une indexation du contenu, une OCR et hop le document est enregistré dans le nuage.

Ainsi je pourrai retrouver les informations de mon contact directement sur mon ordinateur ou mon smartphone. Le tout synchronisé par le nuage.

Ma méthode de capture

Comme je ne fais jamais rien comme tout le monde, ce n'est pas ce que j'utilise !

Personnellement, je n'ai pas de smartphone. En revanche, j'ai un appareil photo.

Ainsi, j'ai l'habitude depuis de nombreuse années. (~15ans) d'avoir toujours un appareil photo avec moi.

Je prend en photo tout ce que j'ai besoin, puis je classe mes photos dans des dossiers. J'ajoute des mots-clés IPTC à l'aide du logiciel graphic converter.

Puis ces photos sont envoyée via picasa sur mon compte picasaweb. Ainsi, je peux partager mes photos (et document à l'intérieur) avec le vaste monde.

Cette méthode moins automatisée que evernote me convient quand même. Elle a l'avantage de ne pas dépendre d'un logiciel, vu que les mots clés IPTC sont normalisé et utilisés partout. C'était déjà utilisé dans les années 1960 avec des fiches dans des cartons à chaussures !

Numérisation de ma paperasse

Je reçois, encore, plein de paperasse. (facture d'eau, électricité...) Mais bientôt plus. La plupart de ces services peuvent fournir des e-factures.

Pour les rares que je reçois encore. J'ai besoin de les numériser.

Pour ce faire, j'utilise le scanner du copieur de mon bureau. (j'ai ainsi scanné 10 ans de photos argentiques !)

Pour les documents A4, c'est plus facile. Il suffit de poser la pile de papier sur le chargeur et de laisser faire le scanner. Je recois ensuite les documents par e-mail.

En revanche ce scanner n'a pas de module de reconnaissance de caractères. Le texte n'est donc qu'une image.

Comment faire pour tout numériser ?

DevonThink est une solution. Mais je n'aime pas dépendre uniquement de ce logiciel. Je n'ai pas encore trouvé où il stocke ses mots-clés. Mais ça n'as pas l'air d'être totalement compatible avec le vaste monde sans une véritable exportation.

Comment faire une reconnaissance de caractère facilement ?

Et bien, la solution la plus simple et pratique que je connaisse pour extraire le texte des photos que je fais. C'est google docs ! (google drive)

Un peu de documentation:

http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=fr&answer=176692

Dans les paramètres d'importation. Il suffit de cocher: "convertir le texte des images et pdf importés".

A chaque importation d'un de ces documents. Le texte de l'image est ajouté en dessous.

Ainsi, je peux trier et classer mes (rares) documents papier dans google docs.

Résumé: Conscience numérique de Pierre Fraser

Il est possible d'acheter directement ce livre sur le site web de l'auteur au format pdf, et de le recevoir par e-mail.

Voilà quelques idées développées dans ce livre:

Media de masse et nouveau médias sociaux ne sont pas en opposition mais complémentaire
paradoxe de notre société => liberté et individualité issue du siècle des lumière qui est en opposition à la théorie des masse, le désir d'équité de l'idéal démocratique.
Média de masse c'est simple et accessible à tous
Média social, internet, il faut savoir se servir de l'outils et bien le comprendre. Donc pas accessible à tous.
Media de masse est normatif. Il soude une communauté selon un région géographique.
Media internet est individuel il renforce sa propre communauté.
Media de masse est un média d'offre: on consomme ce qu'on nous donne.
Media internet est un média de demande: on va chercher l'information.
Ne pas confondre information et connaissance
La connaissance est une information qui a été intégrée et liée par des processus de cognition à notre connaissance déjà existante.
Le Prof. Clifford Nass et ses collègues (Yyal Ophir et Anthony Wagner) du département de psychologie de l’Université de Stanford ont fait des études pour déterminer le fonctionnement cognitifs des gens multitâches. Ils arrivent à la conclusion que ces gens ont un déficit d'attention chronique et que dans tous les tests faits ils ont été moins bons que les gens qui ont pour habitude de faire une chose après l'autre. Les multitâches switchent facilement d'une source d'information à l'autre, mais ils n'intègrent pas cette information en connaissance.
Les médias sociaux accélèrent la transmission d'information mais pas leur compréhension.
Une infos comme la mort de Mickaël Jackson peut être comprise par tout le monde. Mickael Jakson fait partie de la culture mondiale. Une culture des médias de masse.
Vers la fin des années 1960 il n'y avait que 3 chaines de TV aux USA. C'était l'âge d'or des médias de masse. Tout le monde regardait la même émission en même temps. C'est le synchronisme social. Depuis les années 1970, avec le câble, il y a une prolifération des chaines de TV. Puis en même temps, une prolifération des journaux et surtout des magazines avec la baisse du coût des rotatives d'imprimerie. Depuis, régulièrement les médias de masses perdent de l'influence. Ils sont morcelé. L'arrivée du web est une continuité de ce phénomène de segmentation de la société en de multiples cultures.
Le Flux désigne l'échange de conversation qui circule sur internet sans forcément être rattaché à une plateforme.
Le web de base est une énorme base de donnée faite de liens. Mais cette BD est statique.
Le Flux est dynamique. Il est là en continu.
Les flux atom, les mises à jour et les commentaires des blogs, toutes les données disponibles hors plateformes se mettent à voyager hors de leur environnement imposé de base. C'est ainsi que le Flux se crée.
Il y a une telle quantité de données qui constituent le Flux qu'humainement il ne devient plus possible de suivre tout ce qui passe. Il faut donc pratiquer la compression algorithmique.
Notre cerveau interprète de manière logarithmique toutes les infos que l'on reçoit. De plus il compresse les données. Il ne manipule que des symbole et pas les données détaillées véritables.
Le language est la solution que les humains utilisent pour comuniquer de manière symbolique sans avoir à gérer les détail. (en programmation on fait pareil. On utilise des symboles dans les languages de haut niveau pour coder de l'assembleur sur microprocesseur)
La compression de données se fait en contextualisant les données du Flux. Sur twitter, les hashtags permettent de contextualiser un twitt pour qu'il émerge du lot.

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