La fin du e-mail

Le e-mail est en bout de course....

C'est une vieille technologie qui a bientôt plus de désavantages que d'avantages. Donc suivant la loi de l'évolution par la sélection naturelle, le e-mail va bientôt disparaître. (Ce texte est écrit en juillet 2007)

Ces propos vous paraissent étranges ?

Oui, c'est vrai, on arrête pas de nous rabâcher avec les nouvelles technologies..... pourtant... le e-mail n'est pas nouveau !!!

Historique du e-mail

Le principe de communiquer par message électronique date du début des années 1960. C'était l'époque des gros ordinateurs sur lesquels on se connectait avec des petits terminaux. Le e-mail était donc à l'époque un moyen de communiquer entre utilisateurs du même ordinateur. Puis ARPANET est arrivé, c'est l'embryon de réseau qui est devenu l'Internet.

Avec ARPANET, les gros ordinateurs qui étaient autonomes se sont vu reliés entre eux par un réseau. Il est donc devenu possible de communiquer avec des utilisateurs d'un autre ordinateur. Il a donc fallu trouver un moyen d'adressage pour faire la différence entre les utilisateurs locaux et les utilisateurs ailleurs. C'est donc en 1971 qu'est apparu le fameux: @. Depuis, il est possible d'envoyer un message à un utilisateur d'une machine en particulier. Ce qui donne: utilisateur@nomDeLaMachine. Depuis, le principe est toujours le même et ce depuis 36 ans !

En suisse, c'est au milieu des années 1980 (quand exactement ?.. switch a été fondé en 1987) que le e-mail fait son apparition dans les milieux universitaire.

Puis c'est en 1991 que le web apparaît et part à la conquête du monde. Le web est une manière d'afficher des documents qui se trouvent sur d'autres ordinateurs distants. Le document, au format html, est téléchargé par un protocole appelé http. Le protocole n'est qu'une modification d'un autre protocole: smtp. Ce dernier est le protocole qui et utilisé pour envoyer des e-mail !!!

On peut donc presque dire que le web est une amélioration du e-mail ! Toujours est il que les technologies du web sont très proche de celles du e-mail.

En 1996, c'est la fusion. Le e-mail débarque sur le web. Hotmail propose le premier webmail. Il devient possible pour tout le monde d'avoir gratuitement une adresse et une boite e-mail. (petite précision, à l'époque hotmail n'appartenait pas à microsoft !!)

Depuis lors, les webmail arrivent en masse et c'est le nombre d'utilisateurs du e-mail explosent. Il semble qu'actuellement (2007) les 4 gros webmail gratuits que sont yahoo, hotmail, myspace et gmail hébergent tous entre 200 et 300 millions de comptes mail !

La démocratisation du e-mail a rendu ce service incontournable comme moyen de communication. Tout le monde à une adresse e-mail ! .... et donc le e-mail est un moyen bon marché de diffuser une information à large échelle..... Ce qui mène directement au problème du spam.

Il n'a pas fallut 10 ans entre le moment de la démocratisation du e-mail et le moment ou le spam est devenu un fléau pour tous les utilisateurs.

C'est un des points qui alourdi beaucoup la balance du côté des désavantages du e-mail.

Désavantages du e-mail

Comme on l'a vu plus haut, le e-mail est un système ancien qui a quelques lacunes. Il n'est plus adapté à ce pour quoi on l'utilise et à si grande échelle. Mais l'inertie du nombre d'utilisateur fige le système et empêche une partie des améliorations qui pourraient être les bienvenues.

Le spam

Le spam est le plus grave problème du e-mail. Il semble que la majorité du trafic de e-mail est du spam! (60% en 2005, 90% en 2007 !)

C'était bien quand il n'existait pas, et on ne s'en rendait même pas compte! Le spam est arrivé avec la popularité grandissante du e-mail au début des années 2000.

C'est par des échanges de e-mail, des virus, des moissons sur le web et des inscriptions sur des site web que les adresses e-mail se diffusent à large échelle et son récupérée par des spammeurs qui les utilisent sans scrupule.

Pour se protéger contre se courrier indésirable, c'est la lutte continue entre spammeur et utilisateurs. Les techniques se perfectionnent et deviennent très complexes. Tout d'abord, il est possible de se protéger au niveau du transport des spams. Il y a des serveurs qui sont réputé non fiable, car il ont une fois envoyé un lot de courrier indésirable. Parfois même à sont insu. En effet, les spammeur sont aussi les gens qui envoient des virus avec des chevaux de troie. Le but est de se constituer une armée de zombie qui sera utilisée pour envoyer du spam depuis les ordinateurs de tout à chacun !

Des listes de serveur non fiable sont donc créer. C'est dans ces listes que les anti-spam vont piocher pour vérifier les e-mail venant de l'extérieur, mais également les mail entrant de ses propres utilisateurs. C'est comme si le postier vous identifiait avant de prendre votre courrier à envoyer.

Avec la rotation des adresses fournies par les fournisseurs d'accès internet. Il arrive parfois que l'on tombe sur une adresse qui avait été mise dans une de ces listes et que l'on soit dans l'impossibilité d'envoyer un e-mail juste à cause de ça. Souvent le méfait a été commis plusieurs année auparvant mais l'adresse est toujours dans liste et les utilisateurs ne comprenant pas se qui leur arrive voient juste que ça ne marche plus débranchent, rebranchent, ont une autre adresse et ça fonctionne. Mais le problème n'est pas résolu. Il faudrait demander d'enlever l'adresse de la liste !

Puis, il y a des systèmes d'authentification de serveur, pour voir si l'adresse e-mail qui est partie du serveur est bien une adresse qui est hébergée sur ce serveur. C'est une vérification du nom de domaine qui est faite.

Hormis les purs échanges entre les serveurs qui se compliquent terriblement, actuellement, c'est sur le contenu que les filtres anti-spam se concentre.

Le filtre va vérifier que le e-mail reçu, ressemble à un vrai e-mail. Avec des adresses d'envoi correctes qui existent dans un carnet d'adresse. Que le nom associé à l'adresse existe. Qu'il soit correct. Puis, la forme du e-mail doit correspondre à la norme.

Ensuite, on passe à l'analyse du contenu lui même. Un temps ce fut la mode des mots-clés filtré. Les e-mail contenant des mots comme viagra sont directement recalé. Cependant cette technique de mots-clés est trop stricte et souvent le taux d'erreur dans le jugement devient trop grand.

Actuellement ce sont les filtres baysiens qui sont les plus utilisés. Le filtre doit apprendre ce qu'est un spam et ce qu'est un mail sain. A l'aide des indications de l'utilisateur, le constitue une base de donnée de mail normaux et une autre base de donnée de mail spam. Ensuite, le filtre, grâce à une analyse statistique est capable de reconnaître un spam tout seul. Il arrive à savoir que si viagra est associé avec buy et online c'est à 99% de chance un spam. Alors que si viagra apparaît proche de spam. C'est probablement un mail normal d'une personne qui se plaint du 20 mail de spam pour du viagra qu'elle reçoit dans la journée !

Le filtre est donc capable de s'adapter à l'utilisateur et est assez fiable.

Cependant les spammeurs ont trouvé la parade. Ils envoient des images contenant les pub pour le viagra noyée dans un contenu tout à fait banal sorti d'extrait de livre. Ainsi le filtre est faussé dans son apprentissage. Il associe des mots de livre, comme du spam, mais est incapable de voir les image. Il semble qu'entre 2006 et 2007 le quart du spam est devenu du spam image, et n'est que difficilement filtré. Il faut des filtres capable de lire les images ce qui demande des ressources en calcul supplémentaire. De plus, les spammeurs bruitent les images pour les rendre illisibles par des logiciels OCR. Le combat n'est pas terminé, mais la quantité de spam et les ressources nécessaire à les combattre augmentent toujours.

Il existe encore une forme de filtrage qui semble porter ses fruits malgré les petits désagréments occasionné a ses utilisateurs. C'est le grey listing. Au lieu de livrer tout de suite un mail, le serveur de réception dit qu'il est indisponible et qu'il faut réessayer plus tard. Un spammeur cherche à gagner du temps, donc il va exclure se mail et ne pas le renvoyer. Un serveur envoyant un courrier normal va réessayer plus tard et cette fois le mail va être accepté et acheminé. L'adresse de ce e-mail va être placée dans une liste et être considérée comme gentille. Elle pourra donc passer directement les fois suivantes. Cette technique ralenti la diffusion de e-mail lors d'un premier échange, mais fonctionne assez bien. Un fois que tout son carnet d'adresse courant est connu le système est transparent et fonctionne bien. C'est une technique efficace pour les gens qui communiquent souvent et presque uniquement toujours avec les mêmes personnes.

Toutes ces techniques sont combinées ensemble par les filtres et c'est ainsi sur le base de 200 à 400 critère qu'un seul mail est évalué. On lui donne une note. Suivant le seuil décidé pour une note acceptable. Le mail est accepté ou refusé.

Ce traitement est de plus en plus lourd et gourmand en ressources. Il coûte donc très cher. Dès le moment où l'intérêt du e-mail va chuter et les ressources pour le filtrer augmenter encore plus drastiquement, l'avenir du e-mail est en danger !

Le format de contenu

A l'origine un e-mail est du texte ascii. Puis le type MIME est arrivé pour envoyer du contenu plus riche. Mais faire une mise en page correcte dans un e-mail n'est pas chose très courante et facile.

C'est pourquoi on voit de nombreuses personnes qui utilise le e-mail uniquement comme moyen de transport pour des fichiers word !!!

Le e-mail dépend beaucoup des clients e-mail et de leur capacité d'interprétation du contenu. L'inertie dans le domaine empêche que le format évolue.

L'HTML est le format le plus logique à supporter tellement les technologies du web et du mail sont proches. Cependant, à cause de l'inertie et du manque de volonté de certains éditeurs logiciel (microsoft) qui n'ont aucun intérêt aux technologies web ouvertes, les clients mail n'évoluent que très peu et le support de l'html est très très basique.

Donc les gens continuent de s'envoyer des fichiers word au grand plaisir de microsoft.

Dans sa prochaine version du logiciel Mail Apple va intégrer des modèles graphique de e-mail html pour tenter de les rendre plus attractifs. IL me semble que c'est une des première initiative qui va peut être réussir à rendre la mise en page d'un e-mail plus conviviale.

Dans Thunderbird il est existe déjà un outil très bien fait pour faire de la mise en page html. Cela marche pas trop mal, mais il me semble que ce n'est pas très courant d'utilisation. C'est encore un effet d'inertie des habitudes. La secrétaire habituée à son traitement de texte word ne va pas se mettre à écrire ses lettres dans son client mail. Alors que c'est probablement la meilleurs chose à faire. Mais actuellement les pratiques de travail bureautique ne sont pas encore passé à l'ère de l'informatique. La secrétaire moyenne ne voit dans son ordinateur qu'une machine à écrire évoluée. Elle travaille comme si elle devait envoyer une lettre papier, sauf qu'au lieu d'imprimer sa lettre et l'envoie par e-mail.

Donc malgré son ancienneté, le e-mail n'est toujours pas utilisé comme il devrait l'être.

Les alternatives et leurs points forts

Les messageries instantanées

Qui a déjà essayer de convenir d'un rendez vous avec plusieurs personne par e-mail ?...... C'était facile ? Non, il faut le dire, c'est la galère. On perd un temps fou. Le temps passé à convenir du rendez-vous approche presque parfois la durée du rendez-vous. Ce n'est pas viable.

interactivité

Le e-mail manque d'interactivité. Alors que c'est le point fort des messageries instantanée comme MSN, AIM, Yahoo, ICQ, GoogleTalk, Jabber...etc..

Le e-mail laisse parfois planer un doute sur les intentions de celui qui l'écrit. Un e-mail est très sujet à interprétation et est parfois source de conflit. Avec plus d'interactivité, il est possible de corriger en temps réel l'interprétation de son interlocuteur et d'ainsi éviter tout malentendu. C'est donc le principal avantage de la messagerie instantanée par rapport au e-mail.

Accusé de réception

Le e-mail a aussi le désavantage de ne pas disposer en standard d'accusé de réception. L'expéditeur d'un e-mail n'est jamais certain que le destinataire ai reçu sa missive !

Il existe bien dans certains logiciel une fonction d'accusé de réception, mais ce n'est pas une fonction standard et tous les clients e-mail ne sont pas compatible.

Avec la multiplication des logiciels anti-spam, il se peut parfois que les messages disparaissent sans laisser de trace et l'expéditeur n'est même pas au courant.

L'instantanéité de la messagerie instantanée (!) permet de savoir directement si l'interlocuteur a reçu le message ou pas. Soit il répond direct, soit il ne répond pas. C'est clair et sans ambiguïté.

Diverses fonctionnalités

La messagerie instantanée est plus humaine que le e-mail. Les smiley permettent également de faire passer quelques émotions ce qui enrichi la conversation.

Les messageries instantanées permettent également de transférer des fichiers et maintenant de l'audio et de la vidéo. Un client IM comme iChat permet dans sa futur version de partager l'écran en partie viso conférence et partie présentation directe de document.

La visio conférence n'est pas encore la norme dans la messagerie instantanée et est probablement trop accaparante pour pouvoir être utilisable en tout temps. La version traditionnel en mode texte est garde encore de nombreux avantages. L'avantage le plus utile est certainement l'archivage des conversations. Il est donc possible de retrouver ce qui a été convenu dans une conversation antérieure.

Disponibilité de l'interlocuteur

Certains me diront ici, que la messagerie instantanée n'est pas non plus la panacée. L'instantanéité requise du système est parfois dérangeante. Il est vrai que le e-mail permet de traiter son courrier au moment de son choix. Alors que l'on peut être dérangé avec la messagerie instantanée.

C'est pour cette raison que le système de statut a été créé pour dans ce genre de messagerie. Il est possible de voir à n'importe quel moment si la personne est disponible ou non. Ou disposée ou non à répondre.

Ensuite, c'est une question de respect des statuts indiqués.

Le e-mail garde encore l'avantage de stocker les messages si l'interlocuteur n'est pas disponible. Pour avoir une conversation par messagerie instantanée, il faut que les deux parties soient disponibles en même temps, ce qui n'est pas toujours possible. ICQ qui est le pionnier de ce type de messagerie est intéressant, car il dispose d'une fonction de mémorisation des messages en attendant l'arrivée du destinataire.

La tendance est de plus en plus au tout réseau et un nombre grandissant de gens ont tout le temps accès à un réseau et sont donc disponibles très souvent sur leur messagerie instantanée. Cette pratique est encore renforcée par les Ogo. Ce sont des clients MSN qui sont directement intégré dans un petit ordinateur portable. Cette petite boite permet d'avoir toujours sur soit sa liaison avec la messagerie et d'y être connecté en permanence. Cette augmentation du temps de présence sur la messagerie permet de combler l'absence mémorisation des messages en l'absence de l'interlocuteur voulu.

Pas de spam

La messagerie instantanée est épargnée par le spam car elle fonctionne sur un principe différent. Il faut accepter l'interlocuteur dans son carnet d'adresse pour pouvoir communiquer avec. Un spammeur a donc peu de chance d'être ajouté à une liste de contact.

Le gros désavantage: un monde propriétaire et fermé

Actuellement, les gros acteurs de la messagerie instantanée sont AOL aux USA avec les messageries AIM et ICQ (le pionnier racheté) et c'est microsoft qui est en tête en europe avec MSN. Puis les acteurs comme yahoo et google se partagent le reste du marché.

C'est donc un monde qui est très fermé, avec des protocoles propriétaires et des serveurs centralisé et détenu par des entreprises qui sont des géant de l'informatique. Ce n'est pas très réjouissant.

Le e-mail est quand à lui une technologie ouverte que tout à chacun est en droit d'utiliser. Le système du e-mail est réparti et donc plus fiable. Chacun crée et gère son propre serveur.

Pour éviter ces dépendances envers des entreprises étrangères. Le protocole Jabber peut être utilisé. C'est une messagerie instantanée qui est open source et fonctionne de manière répartie. C'est aussi une des seules qui supporte le cryptage !

Le client de messagerie pour mac: Adium permet d'utiliser dans un seul client la majorité des protocoles de messagerie instantanée qu'il existe ce qui est très pratique. Adium permet également de créer un cryptage de bout en bout (OTR) par dessus une messagerie non cryptée comme MSN.

Donc le monde de la messagerie instantanée est encore très fermé, propriétaire et sensible à l'espionnage. Cependant, il existe des moyens et des technologies qui permettent de pallier à ces défauts.

Les flux rss

Il y a de nombreuses utilisations du e-mail qui peuvent avantageusement être remplacées par d'autres. Je prend l'exemple de la newsletter. De nombreuses entreprises ou associations envoient régulièrement des lettres d'information à leurs clients ou membres. La plupart du temps cette opération se fait par e-mail sous la forme d'une newsletter.

Ayant du développer un système permettant de faire ce genre d'opération. Je peux certifier que c'est une galère. Il faut gérer le carnet d'adresse des abonnés à la newsletter, faire l'envoi des e-mail, traiter les retour des adresses invalides, faire un design de e-mail qui soit joli et qui passe les filtres anti-spams. Tout ce système très lourd peut avantageusement et simplement être remplacé par un flux rss.

La personne intéressée à suivre les nouvelles d'un site web enregistre l'adresse du flux dans son agrégateur rss. Et chaque nouvelle info présente se signalera toute seule de la même manière que dans un client e-mail. D'ailleurs un client mail comme Thunderbird est déjà à la fois un client e-mail et un agrégateur rss. La prochaine version de Mail, le client mail (!) d'apple fera de même. La transition entre la newsletter et le flux rss est déjà en cours.

L'avantage du flux est sa simplicité et la non intrusivité. C'est le client qui décide de s'abonner ou non au flux. Contrairement à la newsletter par e-mail ou l'on n'est jamais certain d'être vraiment désinscrit.

Le flux rss a aussi l'avantage de pouvoir facilement être compris par un robot. Il est récupérer le contenu et de l'intégrer ailleurs: dans une apge web par exemple.

Le canal universel disparaît aux profits de canaux spécialisés

Le e-mail est la première application d'envergure de l'Internet. C'est la killer application qui a décidé de nombreuses personnes à se connecter sur l'Internet. Puis le web est apparu confirmant l'engouement pour les réseaux, mais le e-mail reste toujours l'application internet préférée. Il permet de s'échanger au travers de l'internet les nombreux fichiers qui sont créés avec toutes sortes d'applications de bureau. (dont très souvent des fichiers word)

Puis les applications web sont apparues. Le web version document laisse la place au web version application (web2.0). Naturellement le webmail est l'application web la plus connue et la plus utilisée. Le nombre d'application web augmente. Les applications se diversifient et permettent directement de communiquer entre les gens sans avoir besoin de s'envoyer des fichiers. L'intérêt du e-mail diminue. Les fichiers word ne s'échangent plus, on travaille directement sur des wiki ou via google docs. Les photos ne voyagent plus par e-mail on regarde les galeries photo web de ses amis. On ne diffuse plus de lettres de nouvelles à ses connaissance, on créer un blog sur lequel les gens s'abonne au flux rss. On n'envoie plus de petit mots d'amitié à une personne par e-mail, on le dit par messagerie instantanée. On ne fait plus mille échanges de mail pour convenir d'une date de rendez vous ou faire un sondage, une seule invitation sur un sondage doodle suffit !

Le canal universel d'échange qu'était le e-mail est en train de disparaître. Le e-mail était là avant toutes les autres applications. Mais il est dépassé par la performance et la meilleures adéquations d'autres nouvelles applications.

Conclusion

Le e-mail est actuellement très populaire, c'est sa force et c'est aussi sa faiblesse vu que c'est sa popularité qui a créé le spam.

Le e-mail est l'application ancêtre d'Internet. Cette application a traversé les âges, c'est une des plus ancienne et c'est une des plus utilisée toujours actuellement.

C'est son universalité qui a fait sa force. Il existe tellement de moyens différent d'utiliser un e-mail que c'est un moyen très populaire. Mais ça pourrait changer. On peut tout faire avec le e-mail, mais on ne le fait pas forcément bien. On voit un accroissement très rapide de nombreuses applications spécialisées qui remplace avantageusement l'usage que l'on avait du e-mail.

Le spam pousse les gens à communiquer par d'autres moyens. La messagerie instantanée, et les flux rss gagnent du terrain. Les conversations privée rapide, les envois de fichiers, les résolutions de problèmes et les newsletter quittent gentiment le canal du mail.

La migration des applications de bureau vers le web avec la mouvance web2.0 réduit l'intérêt du e-mail. Les blogs, les réseaux sociaux (facebook myspace), les wiki, google docs et les galeries de photos genre picasa permettent de communiquer directement d'application à application, d'utilisateur à utilisateur sans artificiellement devoir faire un lien réseau par e-mail entre des application de bureau.

Le e-mail n'est donc principalement utile que pour des notifications. Des informations qui proviennent de diverses sources qui ne sont pas forcément disponible dans une application web. Ce sont des notifications personnelle d'événements. De plus en plus l'information que le e-mail contient n'est qu'un lien sur une application web.

(un lien doodle, pour convenir d'un rendez vous, un lien sur un article de blog, sur une galerie de photos etc...)

Quelques références

Commentaire que j'ai écrit sur ce site:

http://alain-lefebvre.viabloga.com/news/et-si-l-email-disparaissait#comment_8

Je suis très heureux de trouver cet article, car c'est exactement la réflexion que je me faisais. Le e-mail est en train de disparaître.

La démocratisation du e-mail est venue il y a une dizaine d'année, personne ne connaissait le spam, le e-mail était l'outils parfait.

Actuellement le e-mail présente bientôt plus de désavantages que d'avantages, et lorsque ce sera vraiment le cas. Il va disparaître.

Le e-mail a peut être l'avantage d'être asynchrone, (cf commentaire) mais ce n'est pas toujours un avantage. Le manque d'interactivité du e-mail est aussi un de ses principaux désavantage. Il est parfois plus facile d'amorcer 3 minutes de conversation par messagerie instantanée, d'avoir des réponses claires à ses questions que de passer autant de temps à écrire un e-mail qui expose un problème dans les détails au cas où le destinataire ne serait pas au courant des détails. Puis d'attendre quelques temps qu'une réponse revienne, de remarquer que l'interlocuteur n'avait pas tout compris, et de réexposer le problème sous une autre forme.

Avez vous déjà essayé de convenir d'un rendez vous avec plusieurs personnes par e-mail ?? Le temps de définir le rendez-vous sera presque plus long que le rendez-vous lui même !

Heureusement qu'il existe des applications comme http://doodle.ch qui permette de s'organiser. La messagerie instantanée avec plusieurs personnes en même temps résout très vite ce problème très courant du rendez-vous.

Le e-mail ne fonctionne bien que pour l'envoi d'information de style diffusion.(je t'informe que....) Dès le moment où un niveau d'interactivité supplémentaire est requis le e-mail ne sert à rien.

Un autre problème gangrène le e-mail. Il ne permet pas de faire de bonnes mise en pages. Il est très fréquent de voir les utilisateurs du e-mail ne l'utiliser que pour se transmettre des fichiers word !!!

Quel est l'intérêt surtout si c'est pour des collaborateurs d'une même entreprise Dans ce cas, le wiki d'entreprise est un endroit nettement plus adapté pour y placer directement l'information ou le fichier en question.

Encore une fois exit le e-mail.

Le e-mail a eu l'avantage d'être le première application d'envergure de l'Internet. Beaucoup de gens l'on vu et l'utilise comme un lien entre diverses applications informatiques de bureau. (j'écris mon tableau dans excel et je te l'envoie... je t'envoie les photos de la fête...) Actuellement, la mode est aux applications web, plus aux application de bureau. Il est donc logique que le e-mail perde en importance. (google docs... et des galeries de photos web remplacent mes envois par e-mail)

En bref, le e-mail qui était le canal universel de communication sur internet est remplacé par des applications spécialisées chacune dans leur domaine.

Nouveau paradigme de travail collaboratif

Travailler à plusieurs sur un même projet n'est pas une nouveauté. Cela fait des lustres que des groupes de projet existent, que des gens travaillent ensemble pour un but commun. La réussite d'un projet collaboratif dépend souvent de la qualité de la communication au sein de l'équipe de travail.

L'évolution dans le domaine des technologies de l'information a permis à plusieurs reprises d'améliorer et surtout d'accélérer la communication entre les membres d'un groupe de travail.

Plusieurs évolutions d'outils ont donc eu lieu au fil des années. Le but ici est de présenter les avantages de la dernière évolution en date des outils de collaboration.

Approche traditionnelle

Par approche traditionnelle, on sous-entend déjà approche informatique traditionnelle. Le but n'est pas ici de refaire l'histoire des outils de communications. On suppose que les membres de notre groupe de travail disposent déjà d'un ordinateur ainsi que d'une connexion internet.

L'approche traditionnelle est donc ici celle qui utilise comme outils principaux des logiciels de bureautique qui produisent des fichiers ainsi que la communication par e-mail.

Echange de document

La gestion d'un projet amène toujours à la création et l'utilisation de beaucoup de documents. Ces documents sont créés par une ou plusieurs personnes et doivent être diffusés à l'intérieur du groupe.

Selon cette approche traditionnelle, l'auteur d'un document va utiliser un logiciel de bureautique (souvent word) afin de créer son document. Une fois celui-ci terminé, il va mémoriser son document sous la forme d'un fichier informatique. Puis, pour partager ce document avec les autres membres du groupe de travail, il va envoyer son fichier sous forme de pièce jointe dans un e-mail.

Dans le cas où un document doit être écrit par plusieurs personnes c'est le même processus qui est utilisé, chaque fois qu'une personne a fini son travail elle envoie le fichier contenant sa dernière version aux autres auteurs qui eux complètent le document et retournent leur nouvelle version.

C'est une véritable partie de ping-pong qui se joue. L'arbitre de ce match doit faire attention de garder une vision d'ensemble et de savoir quelle est la dernière version du document. Si le nombre de contributeurs est grand ou qu'ils écrivent souvent en même temps on arrive vite à devoir gérer plusieurs versions du même document qui sont différentes et devoir fusionner les ajouts dans un même document pour garder une certaine cohérence.

Le risque d'erreur augmente avec le nombre d'échanges, en effet, à chaque fois c'est un e-mail qui arrive et l'on se retrouve au bout d'un moment à avoir un grand nombre de versions du même fichier. Il est facile de s'y perdre et d'échanger le mauvais fichier.

Approche moderne

La nouvelle approche que l'on va expliquer ici a pour but de pouvoir également créer et échanger des documents, mais les outils utilisés ne sont pas les mêmes qu'avec la méthode traditionnelle.

Cette nouvelle approche se base sur le fait que les connexions internet haut débit sont de plus en plus répandues. Ceci est particulièrement vrai en suisse qui occupe la 3ème place des pays les plus ''connectés'' de l'OCDE. Ceci derrière le Danemark et les Pays-Bas.

Avec cette nouvelle approche, l'édition d'un document se fait à l'aide d'une application web d'un type particulier que l'on nomme wiki. Le wiki est une application équivalente à une application de bureautique, mais elle a la particularité de se trouver non plus, en local sur l'ordinateur de l'auteur, mais sur un site web. C'est pour cette raison qu'une connexion réseau haut débit permanente est requise.

Ainsi, chaque auteur de document va utiliser la même application au travers de son navigateur web et de sa connexion internet. Le fait d'utiliser tous la même application permet déjà de s'affranchir d'éventuels problèmes de compatibilité de documents entre les différentes applications de bureautiques que l'on utilisait dans la solution traditionnelle.

Partage de document

Lors qu'un auteur veut créer un document, il se connecte sur le wiki au travers de son navigateur web et rédige directement son document. A chaque sauvegarde, le document est directement accessible pour les autres utilisateurs du groupe de travail au travers de leur propre navigateur web. L'auteur n'a pas besoin de se soucier d'envoyer son document une fois qu'il a terminé de le rédiger.

Si un autre auteur veux ajouter ou corriger le document, il lui suffit de l'éditer directement sur le wiki. La modification est ainsi directement accessible à tout les membres du groupe.

Le wiki garde un historique de toutes les modifications qui ont été effectuées sur un document, ainsi que l'identité de l'auteur de ces modifications. En cas de besoin il est donc toujours possible de revenir à une version antérieur du document.

Notifications

Plus haut nous avons dit que dès qu'un nouveau document est enregistré sur le wiki il est accessible pour les autres membre du groupe de travail. Ceci est vrai, mais faut il encore savoir qu'un nouveau document ou qu'une modification de ce document est disponible.

Il faut que le wiki notifie les membres du groupe des événements les concernant. Pour ce faire, on utilise ce que l'on nomme des flux Atom ou encore des flux RSS.

Sous ce nom on désigne une liste de modifications du wiki. Pour lire cette liste on va utiliser une application que l'on appelle un agrégateur ou un lecteur de flux. Cette application réside en local, sur son propre ordinateur et va régulièrement voir la liste des modifications pour laquelle on s'est abonné (s'abonner à un flux rss signifie juste: enregistrer une adresse web dans le lecteur de lux).

Dans le cas où une modification aurait lieu sur le wiki, le lecteur de flux va donc le signaler. Cette notification est du même genre de celle qui est faite lorsque l'on reçoit un e-mail. D'ailleurs, parfois les applications de gestion de e-mail sont aussi des lecteurs de flux. C'est le cas pour Mail.app d'Apple et pour Thunderbird de Mozilla.

L'utilisateur peut, en général, personnaliser la fréquence à laquelle et la manière dont il veut être notifié des modifications. Il est possible, par exemple, de faire apparaître un bandeau transparent en bas de l'écran qui comporte le titre et le début du document modifié.

Liste de diffusion

Le concept de flux peut être étendu à large échelle. En effet, pour autant que l'accès soit autorisé, un nombre infini de personnes peuvent s'abonner à un flux atom/rss. Ainsi on peut imaginer qu'une page spéciale d'un wiki est réservée pour placer des informations qui doivent être diffusées à un grand nombre de personne. On peut ainsi aisément créer l'équivalent d'une lettre de nouvelle comme on le fait par e-mail. L'avantage de la méthode par flux est que c'est l'abonné lui même qui va gérer son abonnement. Plus besoin de gérer des adresses e-mail. Les gens qui veulent s'abonner enregistrent l'adresse dans leur lecteur de flux et si le contenu ne les intéresse plus, ils peuvent eux même se désabonner.

Les navigateurs web modernes sont capables de signaler l'existence d'un flux lorsqu'ils visitent un site. Il est donc devenu très simple de s'abonner à un flux.

Organisation des fichiers

Sur le wiki, il est possible de gérer un grand nombre de documents. Comme toujours, plus le nombre de documents est grand plus le risque de ne plus retrouver ce que l'on chercher est grand.

Pour cette raison, il est possible d'attribuer des mots-clés à chaque document. Une simple recherche dans le moteur de recherche du wiki permet de retrouver rapidement un document précis dans la masse sur le simple critère de ses mots-clé.

Les documents récents ou les plus utilisés sont également mis en évidence afin de faciliter leur accès.

La gestion des documents sur un wiki est donc bien conçue et permet de proposer un endroit unique pour tout le monde de retrouver tous les documents dans leur version la plus actuelle.

Fini les pertes de documents, les documents illisibles ou non compatibles ainsi que les malentendus à cause de l'utilisation d'un version différente du même document.

En généralisant l'utilisation des wiki et des notifications par flux, on peut imaginer que l'on ai plus besoin de recourir au e-mail et aux centaines de spam qui vont avec. De plus on s'affranchit également d'une suite bureautique, qui pour beaucoup de monde signifie une redevance financière à microsoft !

Conclusion

Le wiki couplé à des flux de notification sont des outils qui peuvent grandement favoriser une meilleure communication au sein d'un groupe de travail collaboratif et donc favoriser la réussite d'un projet!

Pour aller plus loin, voici quelques idées à propos de la conception d'une messagerie électronique basée sur les flux atom.

24 Oct 2008 : 23:05