Travailler à plusieurs sur un même projet n'est pas une nouveauté. Cela fait des lustres que des groupes de projet existent, que des gens travaillent ensemble pour un but commun. La réussite d'un projet collaboratif dépend souvent de la qualité de la communication au sein de l'équipe de travail.
L'évolution dans le domaine des technologies de l'information a permis à plusieurs reprises d'améliorer et surtout d'accélérer la communication entre les membres d'un groupe de travail.
Plusieurs évolutions d'outils ont donc eu lieu au fil des années. Le but ici est de présenter les avantages de la dernière évolution en date des outils de collaboration.
Par approche traditionnelle, on sous-entend déjà approche informatique traditionnelle. Le but n'est pas ici de refaire l'histoire des outils de communications. On suppose que les membres de notre groupe de travail disposent déjà d'un ordinateur ainsi que d'une connexion internet.
L'approche traditionnelle est donc ici celle qui utilise comme outils principaux des logiciels de bureautique qui produisent des fichiers ainsi que la communication par e-mail.
La gestion d'un projet amène toujours à la création et l'utilisation de beaucoup de documents. Ces documents sont créés par une ou plusieurs personnes et doivent être diffusés à l'intérieur du groupe.
Selon cette approche traditionnelle, l'auteur d'un document va utiliser un logiciel de bureautique (souvent word) afin de créer son document. Une fois celui-ci terminé, il va mémoriser son document sous la forme d'un fichier informatique. Puis, pour partager ce document avec les autres membres du groupe de travail, il va envoyer son fichier sous forme de pièce jointe dans un e-mail.
Dans le cas où un document doit être écrit par plusieurs personnes c'est le même processus qui est utilisé, chaque fois qu'une personne a fini son travail elle envoie le fichier contenant sa dernière version aux autres auteurs qui eux complètent le document et retournent leur nouvelle version.
C'est une véritable partie de ping-pong qui se joue. L'arbitre de ce match doit faire attention de garder une vision d'ensemble et de savoir quelle est la dernière version du document. Si le nombre de contributeurs est grand ou qu'ils écrivent souvent en même temps on arrive vite à devoir gérer plusieurs versions du même document qui sont différentes et devoir fusionner les ajouts dans un même document pour garder une certaine cohérence.
Le risque d'erreur augmente avec le nombre d'échanges, en effet, à chaque fois c'est un e-mail qui arrive et l'on se retrouve au bout d'un moment à avoir un grand nombre de versions du même fichier. Il est facile de s'y perdre et d'échanger le mauvais fichier.
La nouvelle approche que l'on va expliquer ici a pour but de pouvoir également créer et échanger des documents, mais les outils utilisés ne sont pas les mêmes qu'avec la méthode traditionnelle.
Cette nouvelle approche se base sur le fait que les connexions internet haut débit sont de plus en plus répandues. Ceci est particulièrement vrai en suisse qui occupe la 3ème place des pays les plus ''connectés'' de l'OCDE. Ceci derrière le Danemark et les Pays-Bas.
Avec cette nouvelle approche, l'édition d'un document se fait à l'aide d'une application web d'un type particulier que l'on nomme wiki. Le wiki est une application équivalente à une application de bureautique, mais elle a la particularité de se trouver non plus, en local sur l'ordinateur de l'auteur, mais sur un site web. C'est pour cette raison qu'une connexion réseau haut débit permanente est requise.
Ainsi, chaque auteur de document va utiliser la même application au travers de son navigateur web et de sa connexion internet. Le fait d'utiliser tous la même application permet déjà de s'affranchir d'éventuels problèmes de compatibilité de documents entre les différentes applications de bureautiques que l'on utilisait dans la solution traditionnelle.
Partage de document
Lors qu'un auteur veut créer un document, il se connecte sur le wiki au travers de son navigateur web et rédige directement son document. A chaque sauvegarde, le document est directement accessible pour les autres utilisateurs du groupe de travail au travers de leur propre navigateur web. L'auteur n'a pas besoin de se soucier d'envoyer son document une fois qu'il a terminé de le rédiger.
Si un autre auteur veux ajouter ou corriger le document, il lui suffit de l'éditer directement sur le wiki. La modification est ainsi directement accessible à tout les membres du groupe.
Le wiki garde un historique de toutes les modifications qui ont été effectuées sur un document, ainsi que l'identité de l'auteur de ces modifications. En cas de besoin il est donc toujours possible de revenir à une version antérieur du document.
Notifications
Plus haut nous avons dit que dès qu'un nouveau document est enregistré sur le wiki il est accessible pour les autres membre du groupe de travail. Ceci est vrai, mais faut il encore savoir qu'un nouveau document ou qu'une modification de ce document est disponible.
Il faut que le wiki notifie les membres du groupe des événements les concernant. Pour ce faire, on utilise ce que l'on nomme des flux Atom ou encore des flux RSS.
Sous ce nom on désigne une liste de modifications du wiki. Pour lire cette liste on va utiliser une application que l'on appelle un agrégateur ou un lecteur de flux. Cette application réside en local, sur son propre ordinateur et va régulièrement voir la liste des modifications pour laquelle on s'est abonné (s'abonner à un flux rss signifie juste: enregistrer une adresse web dans le lecteur de lux).
Dans le cas où une modification aurait lieu sur le wiki, le lecteur de flux va donc le signaler. Cette notification est du même genre de celle qui est faite lorsque l'on reçoit un e-mail. D'ailleurs, parfois les applications de gestion de e-mail sont aussi des lecteurs de flux. C'est le cas pour Mail.app d'Apple et pour Thunderbird de Mozilla.
L'utilisateur peut, en général, personnaliser la fréquence à laquelle et la manière dont il veut être notifié des modifications. Il est possible, par exemple, de faire apparaître un bandeau transparent en bas de l'écran qui comporte le titre et le début du document modifié.
Liste de diffusion
Le concept de flux peut être étendu à large échelle. En effet, pour autant que l'accès soit autorisé, un nombre infini de personnes peuvent s'abonner à un flux atom/rss. Ainsi on peut imaginer qu'une page spéciale d'un wiki est réservée pour placer des informations qui doivent être diffusées à un grand nombre de personne. On peut ainsi aisément créer l'équivalent d'une lettre de nouvelle comme on le fait par e-mail. L'avantage de la méthode par flux est que c'est l'abonné lui même qui va gérer son abonnement. Plus besoin de gérer des adresses e-mail. Les gens qui veulent s'abonner enregistrent l'adresse dans leur lecteur de flux et si le contenu ne les intéresse plus, ils peuvent eux même se désabonner.
Les navigateurs web modernes sont capables de signaler l'existence d'un flux lorsqu'ils visitent un site. Il est donc devenu très simple de s'abonner à un flux.
Organisation des fichiers
Sur le wiki, il est possible de gérer un grand nombre de documents. Comme toujours, plus le nombre de documents est grand plus le risque de ne plus retrouver ce que l'on chercher est grand.
Pour cette raison, il est possible d'attribuer des mots-clés à chaque document. Une simple recherche dans le moteur de recherche du wiki permet de retrouver rapidement un document précis dans la masse sur le simple critère de ses mots-clé.
Les documents récents ou les plus utilisés sont également mis en évidence afin de faciliter leur accès.
La gestion des documents sur un wiki est donc bien conçue et permet de proposer un endroit unique pour tout le monde de retrouver tous les documents dans leur version la plus actuelle.
Fini les pertes de documents, les documents illisibles ou non compatibles ainsi que les malentendus à cause de l'utilisation d'un version différente du même document.
En généralisant l'utilisation des wiki et des notifications par flux, on peut imaginer que l'on ai plus besoin de recourir au e-mail et aux centaines de spam qui vont avec. De plus on s'affranchit également d'une suite bureautique, qui pour beaucoup de monde signifie une redevance financière à microsoft !
Conclusion
Le wiki couplé à des flux de notification sont des outils qui peuvent grandement favoriser une meilleure communication au sein d'un groupe de travail collaboratif et donc favoriser la réussite d'un projet!
Parallèlement, si l'on se passe de l'utilisation du e-mail et de suite de bureautique en local, on tue microsoft ! Plus besoin de Microsoft Office et plus besoin de hotmail ! C'est donc une raison de plus de favoriser cette solution !
