Structure d’une réunion en gouvernance partagée – organique

Voici une structure que j’utilise pour des réunions dans une organisation en gouvernance partagée.

Pour ceux qui connaissent Holacracy. il y a là un mélange entre une réunion de gouvernance et une réunion de triage.

Mais l’idée a ici été de rendre les choses plus naturelles, plus humaines, avec moins de jargon, avec une structure simple qui va à l’essentiel et donc permet d’être prise en main par n’importe qui sans faire (trop) de formation à la gouvernance partagée – organique avant !!

Structure d’une séance

1. Tour de météo personnelle 🤪😎🙁

(Je suis en pleine forme, j’ai mal dormi, je suis fatigué, etc….)

2. Infos pratiques sur la séance.

  • Heure de fin ? 🕰(21h21)
  • Rôles structurels: [1er lien] 🤴 [maitre de cérémonie] 🧝🏻‍♂️, double [maitre scribe] 🧙🏻‍♀️🧙🏻‍♀️, [maitre du temps] ⏳
  • (ce dernier est tournant et doit être désigné au début de chaque séance)

3. Retour des rôles 🎭

  • Etat: ce qui a été fait par le [rôle] depuis la dernière séance
  • Prochain pas: mes besoins actuels et ce qui est en cours ou en projet.

4. Gestion des Tensions 🌩

  • par le processus de Gestion Par Consentement.
  • Possible de noter à l’avance dans le  Pad un mot clé 🔑 pour annoncer la tension et mettre à côté le nom de la personne qui a cette tension. Préciser aussi le contexte: « Gouvernance », « Opérationnel », « Stratégie ».👩🏻 (Une tension = différence entre ce qui devrait être et ce qui est.)

5. Points des participants 

Ce point permet de dire ce qui n’a pas pu être dit dans le cadre des tensions et des retours des rôles. Les puristes (en holacracy notamment) diront que ce point ne sert à rien.. mais d’expérience pour les débutants ça permet d’avoir un lieu genre divers qui permet de traiter ce qui ne peut être traité ailleurs… mais alors attention il faut que ce soit très cadré.

Il y a clairement des points qui ne devraient pas sortir à ce point là, mais avant:

  • Les propositions sont souvent des tensions donc ça doit être traité au point 3…
  • Les infos sont généralement liées à des rôles donc traitée au point 4… 

Donc en gros il ne reste pas grand chose. Mais il peut rester des remerciements 🙏 Ça aide à créer du lien à combler le besoin de reconnaissance que certains ont, à faire d’un groupe un bon endroit où vivre.

6. Tour de clôture 

  • Bilan de la séance
  • Météo personnelle 🌦

7. Après séance🍻

C’est souvent un moment où ceux et celles qui veulent peuvent profiter de se voir d’échanger. De passer un moment ensemble sans que ce soit lié à un « travail ».

Fiches pratique pour les processus

Fiche d’aide pour le processus de Gestion Par Consentement (GPC):
http://universite-du-nous.org/wp-content/uploads/2013/09/gpc-2017-v0.1.pdf

Fiche d’aide pour le processus d’élection sans candidat:  
http://universite-du-nous.org/wp-content/uploads/2013/09/esc-2017-v0.1.pdf

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Est-ce qu’il y a des règles dans une organisation Opale ?

Les nouveaux types d’organisation questionnent beaucoup de gens. Les organisation Opale comme les appelle Frédéric Laloux dans son livre: Réinventing Organizations

On entend aussi parler de Gouvernance partagée. Dans le monde des entreprises, on parle volontiers d’entreprises libérées.

J’ai aussi entendu parler de gouvernance horizontale… mais pour moi c’est faux !! … ça n’a rien d’horizontal ! .. C’est la vision du monde précédente qui veut couper les têtes qui dépassent bannir toute forme de hiérarchie. (La vision du monde de l’étape verte de la spirale dynamique)

Bref… c’est pas clair pour tous. Il y a plein de noms différents et ce qu’il y a derrière est encore plus flou.

opale virgin-rainbow

J’ai vu dernièrement la question suivante:

Dans une entreprise opale, est-ce qu’il y a des règles de fonctionnement ?
Qui les fixe, qui est chargé de les faire respecter ?


Entreprise Opale ? Est-ce que ça existe vraiment ?

J’ai répondu à cette question et j’ai décidé de publier ma réponse à tout le monde. Ainsi ce sera peut être un peu plus clair pour toutes les personnes qui s’intéressent à ce genre d’organisations « bizarres ».

Déjà petit détail, je parle d’organisation et pas d’entreprise Opale. Car pour moi, il y a un nom différent pour chacune des organisations qui correspond à une vision du monde. Si je reprends le modèle de la spirale dynamique, on a:

  • violet → tribu
  • rouge → gang
  • bleu → administration
  • orange → entreprise
  • vert → coopérative, association
  • jaune → réseaux
  • turquoise → organisation Opale

Pour en savoir plus à propos des organisations qui émergent des différentes visions du monde, j’ai fait cette vidéo:


Oui, il y a des règles dans une organisation Opale

Pour moi dans une organisation opale il y a des règles.
Dans tout groupe d’humain il y a des règles pourquoi l’org opale ferait exception ?
Souvent ces règles sont implicites !

Pourquoi est-ce que vous êtes tous venus à cette réunion habillés et pas à poil ?
→ Règle implicite de vie dans notre société.

Pour un bon fonctionnement dans une organisation il est bon d’expliciter les règles, les normes, le cadre, les valeurs, les à priori. (ici on ferme tout à clé, car on part du principe que tout le monde vol… ici on timbre, on note le temps de travail, car on part du principe que tout le monde fout rien…)

Qui décide dans une Organisation Opale?

La notion de qui décide dans une organisation dépend de la vision du monde de l’org… (les ancêtres, le chef de gang, la hiérarchie, le livre, les experts, le vote, le consensus, le consentement…)

Pour moi dans une org opale, le cadre est décidé avec tous par consentement. (personne ne dit non)
Voici un exemple de processus de prise de décision par consentement…

Puis l’opérationnel de tous les jours se fait par sollicitation d’avis. Chacun est souverain, mais doit prendre l’avis d’autres (des personnes concernées par la décision) pour décider en conscience.

Qui est chargé de faire respecter les règles ?

Comme le cadre est décidé en commun. C’est tout le monde qui a le droit de dire: là tu sors du cadre….. Là tu n’es plus en accord avec la raison d’être de l’organisation.

Au besoin, il existe des processus de gestion de conflit. Souvent c’est proches du système de sollicitation d’avis. Chacun est souverain. Mais l’avis extérieur est bienvenu.

Par exemple, c’est les parties en conflit qui s’arrangent. Si elles n’y arrivent pas, on demande des avis extérieurs.

Si ça ne marche toujours pas on demande à plus de monde, à des spécialistes du sujet concerné…. et si ça ne marche pas, il y a souvent le garant de la raison d’être de l’organisation, le fondateur, qui donne son avis…

Mais c’est toujours aux parties de décider.
En dernier recours c’est la séparation si ça ne marche pas.

On n’a pas de notion de police ou de juges extérieurs qui décident à la place des parties elles-même. Ceci évite des dérives autoritaires.

Etat et police tuent

Conclusions

Oui, il y a des règles dans les organisations Opale.
(Il n’y a que dans l’anomie qu’il n’y a pas de règles, contrairement à une idée répandue, il y a des règles dans l’anarchie.)

Les grandes règles, le cadre, les valeurs, la raison d’être vers laquelle tout le monde tend sont définis avec tout le monde. Souvent via un processus de consentement. (Personne ne dis non)

Dans l’opérationnel de tous les jours on décide plus volontiers avec la souveraineté de chaque individu et de chaque rôle par la méthode de la sollicitation d’avis.
(Chacun-e a le droit de prendre toute décision, mais a l’obligation de prendre préalablement des avis, surtout des personnes concernées.)

Qui est chargé de faire respecter les règles ? Et bien ce sont des règles faites en commun, donc c’est le reflet des valeurs de chaque personnes. Quand les règles viennent de soi, elles sont à priori mieux respectées.

Puis comme avec la sollicitation d’avis on compte sur la souveraineté personnelle. Chacun-e est garant-e du respect du cadre, des grandes règles et peut signaler à d’autres personnes qu’elles sortent du cadre.

Parfois il y a des processus de gestion de conflit. Le principe de base est que ce sont toujours les parties qui décident. Mais comme avec la sollicitation d’avis, il y a parfois des avis externes pour aider à dépatouiller la situation.

Comment améliorer la gouvernance de votre organisation – les 4 ingrédients qui vont tout changer

Marre de sortir de longue séances houleuses et peu productive ? Vous vous dites que vous auriez mieux fait de rester à la maison ?

Voici des nouvelles formes de gouvernance comme holacracy qui peuvent vous aider…

Voici des idées pour ré-organiser votre organisation en améliorant sa gouvernance.

Venez découvrir les 4 ingrédients qui vont transformer votre organisation.

Je m’intéresse depuis quelques temps aux méthodes qui permettent de s’organiser mieux en groupe. Ce domaine est en pleine mutation, c’est passionnant.

Cet article est mon bloc note en évolution.

Quelques concepts de base d’organisation en cercles qui ont une raison d’être

J’ai déjà écrit d’autres articles pour aborder le sujet, notamment celui dans lequel j’explique une organisation qui fonctionne en sociocratie. (avec des cercles, des élections sans candidats et des prises de décision par consentement…)

Puis j’ai poussé plus loin vers l’approche de la « raison d’être » d’une organistion. Savoir POURQUOi on fait les choses est un puissant moteur de motivation qui a été utilisé par tous les grands leader. Martin Luther King a dit.. « J’ai fait un rêve... » il n’a pas dit.. « voilà ce qu’on va faire… ».

Voici un article dans lequel, à l’aide d’un vidéo d’une conférence de Simon Sinek, je vous explique l’utilité de la raison d’être.

Holacracy

Puis, j’ai découvert holacracy en Suisse romande. Cette technique issue d’une entreprise d’informatique mêle la sociocratie, avec des rôles et des méthodes agiles courantes dans le monde informatique pour faire une technique d’organisation d’une redoutable efficacité et qui est très très forte dans son domaine: prendre des décisions.

Pour en savoir plus à propos d’holacracy:

Mais holacracy est surtout pratique pour prendre des décisions, dans un groupe qui avances vers une raison d’être. Si votre but est de faire du réseautage, d’être un club de rencontre, ou de trouver des idéesholacracy ne va pas vous aider.

Voici les slides d’une présentation à propos d’organisation en Holacratie (et holacracy) que j’ai utilisée pour une conférence.

Méthodes d’intelligence collective pour trouver des idées

Pour trouver des idées ensembles, pour utiliser l’intelligence collective, holacracy ne va pas vous aider beaucoup. Mais par contre il y a plein d’autres méthodes.

  • La méthode des 6 chapeaux => permet à l’aide de 6 rôles d’étudier tous les aspects d’un problèmes. Permet de s’exprimer sans assumer ce que l’on dit car c’est un rôle. Ex: toujours optimiste, toujours pessimiste, les faits, les intuitions, l’alternative, la synthèse
  • le world café, ou les forums ouverts => méthode pour faire émerger des idées précises à partir de nombreuses personnes. => document disponible sur le site de la fondation Baudoin.
  • le rêve du dragon => méthode basée sur un cycle: rêve, planification, action, célébration. Pour trouver des idées, les réaliser et en retirer les fruits.. relancer des projets. La méthode de se projeter à l’avance dans les 6 mois est vraiment un moyen très très motivants pour savoir où l’on va et concrètement s’organiser pour. J’ai découvert cette méthode grâce à Nathalie Sintes.

L’université du Nous propose également de nombreux outils pour s’organiser ensemble, pour améliorer sa gouvernance. Voici une page plein d’outils et de guide à télécharger.

 

Les 4 ingrédients de base pour améliorer votre organisation

Voici une vidéo d’une conférence de Frédéric Laloux qui a fait une comparaison d’une douzaine d’entreprises qui utilisent des méthodes inhabituelles de gestion, qui ont une gouvernance étonnante.. mais qui marche autant pour les humains que pour leur survie économique.

Frédéric Laloux a trouvé des points communs entres toutes ces méthodes de gestion (dont holacracy présentées ci-dessus).

Voici mon résumé de ces 4 ingrédients qui doivent être présents dans une organisation pour qu’elle fonctionne mieux.

  • Prise de décision par une seule personne, mais dans un cadre. Décision par les intéressés, les personnes concernées. => le rôle en holacracy. Permet d’être le dictateur de son domain. Favorise la prise de responsabilité et la motivation. Permet de décider sans de longue et houleuse discussion.
  • L’humain est important sous toutes ses facettes. (intuition, émotion, spirituel et pas seulement rationnel). Processus qui protège l’expression de ses valeurs profonde.  => J’ai bien aimé l’exemple de l’école qui tout les vendredi réuni tous les élèves pour que ceux qui veulent remercient ou félicitent ceux qu’ils veulent. Ça crée du lien social.
  • L’organisation a une raison d’être. Elle sait pourquoi elle existe. Son travail a du sens. Connaitre le POURQUOi motive.
  • Pilotage dynamique et adaptation à la réalité. => la réalité change tout le temps. Rien ne sert de trop planifier. Avancer par processus itératif.

 

D’une manière générale, voici encore plein de lien vers des outils qui peuvent être utile à toute personne qui veut devenir « facilitateur » pour une organisation.

 

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